私が【仕事をためない人】になるためにしている4つのこと

こんにちは、株式会社メリットの藤原です。
普段は社内でDTPオペレーターとして働いています。

DTPオペレーターって何？と思われた方はコチラの記事をご覧くださいね。
要するに、パソコンを使ってチラシとか広告を作ってる人です。

さて、最近同僚からこんなことを言われました。
「藤原さんは本当に仕事をためないよね」

仕事をためない…ついに気づかれてしまいましたか…これ、私の仕事をする上での永遠のテーマなんです。

単に「家で仕事のことを考えるのがイヤだから」とかそんな理由もあるんですが、モチベーションを維持していつでも一定のクオリティの仕事をするために心がけていることでもあったりします。

今回は、そんな私が「仕事をためない」ために決めている4つのマイルールをご紹介しますね。

【1】優先順位を決めること

仕事が発生したら必ず締め切りを決めます。
「これは急ぎと言われたから今日中に」とか、「急いでないけど校正に時間がかかるから明日には必要だな」とか、「1週間後に使う資料だから修正を見越して4日後」とか、はじめに具体的な日にちを決めておくことで、その後のスケジュールを組みやすくなります。
ちょっと早めに設定しておくと、あとから慌てることもありませんね。
そして締め切りは必ず守ること。（大事ですね）

【2】自分の作業スピードを把握しておくこと

一つの案件に対して、自分がどれくらいの時間でそれを完了することができるかを知っておくことが大切です。
これは、普段から自分の仕事内容と、それにかかった時間を記録しておくことがコツだと思います。
記録は、慣れないうちは結構面倒なものですが、これをしているだけで自分の能力の具体的な数字が見えてきます。

「文章を書くのは苦手だから、●文字程度の原稿は●時間必要」
「写真の補正はこういう手順を踏んで●枚●分くらいかかった」

などなど、詳細な情報を記録しておくことで、「じゃあ次に取り掛かるこの仕事はこれくらいの時間がかかるだろう」とおおよその予測がつくわけです。
作業時間の予測がつけば、【1】で言ったようなスケジュールが立てやすくなりますよね。

【3】早く終わりそうなものから手を付けること

たとえば、下記のような仕事を同時にかかえているとします。どれも重要度は中程度です。
あなたはどのような順番で片付けますか？

Ａ.苦手なこと、30分程度かかる、締め切りは今日
Ｂ.苦手なこと、6時間程度かかる、締め切りは3日後
Ｃ.得意なこと、3時間程度かかる、締め切りは1週間後
Ｄ.得意なこと、10分程度かかる、締め切りは10日後

ちなみに私は、Ｄ→Ａ→Ｃ→Ｂの順番です。
なぜかというと、時間のかからないもの、かつ得意なことから片づけていくからです。
少しワガママに感じるかもしれませんが、得意なことでモチベーションを上げたあとに、苦手なことも一気に片付けてしまえれば、効率的だと思いませんか？
つい締め切りの近いものから手を付けてしまいがちですが、それだと効率が上がらず、気づけばどれもスケジュールがカツカツ…なんてことになりかねませんからね。

【4】仕事を抱えすぎないこと

これが一番大事なことです。
先に言ったように、スケジュール管理や仕事の優先順位の付け方は大切です。
でも自分のキャパシティ以上の仕事が一気にやってきたら？
その後のスケジュール管理やタスクの計算など、まったく意味がありません。だって限界超えてます。スケジュール通りに終わるはずがないんです。
そんな時には断る勇気を持つことも大切です。他の人に仕事を振るのもひとつの手です。

かく言う私も、ついつい安請け合いして後悔することも多いですが、上の3項目プラスこれを守るようになってからは、なんとかうまく仕事をこなせるようになってきました。
とにかく、あまり仕事を抱え込みすぎないことです。